Digitales Archiv

Schluss mit dem Dokumenten-Chaos: Ihr intelligentes digitales Archiv

Stellen Sie sich vor, jedes Dokument in Ihrem Unternehmen – ob Rechnung, Vertrag oder Lieferschein – wäre sofort auffindbar, perfekt sortiert und absolut sicher verwahrt. Ohne überquellende Aktenschränke und ohne stundenlanges Suchen in unübersichtlichen Ordnern.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

• Sie verbringen mehr Zeit mit der Suche nach Dokumenten als mit Ihrer eigentlichen Arbeit.
• Ihre digitale Ordnerstruktur ist ein undurchsichtiges Labyrinth aus Unterordnern, in dem sich niemand mehr zurechtfindet.
• Sie sind unsicher, wie Sie Dokumente rechtssicher und effizient für die Zukunft aufbewahren sollen.
• Das volle Potenzial der Digitalisierung bleibt ungenutzt, weil Ihnen schlicht das technische Know-how und die Weitsicht für moderne Möglichkeiten fehlen.

Die Lösung: Denken Sie Ihre Ablage neu – mit Tags statt Ordnern!

Wir ersetzen Ihre veraltete Ordnerstruktur durch ein dynamisches und intuitives System. Das Geheimnis? Intelligente Schlagwörter, sogenannte "Tags".

Vergessen Sie die Frage: "Wo habe ich dieses Dokument abgelegt?" Fragen Sie stattdessen: "Was ist dieses Dokument?"

Suchen Sie nicht mehr nach dem Ablageort, sondern finden Sie einfach, was Sie brauchen – egal ob "Rechnung_2024", "Projekt_Kunde_Meier" oder "Vertrag_aktiv". So kann ein Dokument mehrere Schlagwörter haben und in verschiedenen Kontexten sofort gefunden werden. (Für die Umgewöhnung ist eine klassische Ordneransicht natürlich weiterhin abbildbar.)

Ihre Vorteile im Überblick: Ein Archiv, das für Sie arbeitet

✅ Zentrale und sichere Wissensbasis Alle Dokumente an einem einzigen, geschützten Ort. Mit einem ausgeklügelten Rechtesystem steuern Sie präzise, welcher Mitarbeiter welche Informationen sehen und bearbeiten darf.

✅ Archivierung, die mitdenkt Schluss mit manuellem Hochladen! Wir richten Automatismen ein, die Ihre Dokumente von selbst ins Archiv holen:

• Per E-Mail: Leiten Sie E-Mails einfach an Ihr Archiv weiter.
• Per Dateiablage: Ziehen Sie Dokumente in einen überwachten Ordner.
• Per API: Binden Sie andere Systeme direkt an.

✅ Intelligente Helfer, die für Sie sortieren Lassen Sie das System die Arbeit machen. Wir erstellen regelbasierte Automationen, die Ihre Prozesse revolutionieren.

• Praxis-Beispiel: Ein PDF mit dem Wort "Rechnung" im Text kommt an? Das System vergibt automatisch den Tag "Rechnung" und sortiert es ins richtige Jahr ein. Ohne einen einzigen Klick von Ihnen.

⭐ Die Kirsche auf der Torte: Künstliche Intelligenz (Optional) Für den ultimativen Effizienz-Boost binden wir eine KI an, die Dokumenteninhalte versteht, relevante Daten (wie Rechnungsnummern oder Beträge) extrahiert und alles vollautomatisch verschlagwortet. Dies ist eine optionale Erweiterung mit transparenten, verbrauchsabhängigen Kosten.